Politique de confidentialité

Woods est un cabinet juridique qui attache une grande importance à votre vie privée et à la façon dont vos renseignements personnels sont traités.

En tant que cabinet juridique, nous recueillons, utilisons et divulguons quotidiennement des renseignements aux fins de la prestation de nos services en matière de consultation, de litige et de transaction. La confidentialité est fondamentale pour nous, et le secret professionnel est au cœur de nos relations avec nos clients. Nous respectons les normes éthiques les plus strictes lors du traitement de tous les renseignements, en particulier les renseignements personnels.

La présente Politique de confidentialité vise à vous informer de nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. En nous fournissant des renseignements personnels (via notre site Web, par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique de confidentialité, et vous autorisez Woods, ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

Quelles données personnelles collectons-nous?

Chez Woods, nous recueillons divers renseignements personnels lorsque vous visitez notre site ou lorsque vous communiquez avec nous. Nous pouvons collecter et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de nos services, notamment :

Des renseignements d’identité, tels qu’un nom ou un prénom;
Des coordonnées de contact, comme une adresse, une adresse électronique et un numéro de téléphone;
Des renseignements biographiques tels qu’un titre de poste, le nom d’un employeur, des photos et du contenu vidéo ou audio;
Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, ainsi que des renseignements connexes tels que des préférences alimentaires, des commentaires et des réponses à des sondages;
Des renseignements financiers et de facturation, tels qu’une adresse de facturation, des informations sur un compte bancaire ou des données de paiement;
Des renseignements liés aux services, tels que des détails concernant les services que nous vous avons rendus.

Nous recueillons également des renseignements liés au recrutement, tels qu’un curriculum vitae, des informations sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents pour un potentiel recrutement par Woods ou une association potentielle avec Woods. De plus, nous recueillons des informations sur l’utilisation de notre site Web et d’autres données techniques, telles que des détails sur les visites sur nos sites Web, notre contenu en ligne, ainsi que des informations recueillies à l’aide de témoins et d’autres technologies de suivi.

Dans le cadre de la prestation de nos services, nous pouvons également recevoir des renseignements fournis par nos clients ou en leur nom, ou encore des renseignements que nous produisons, qui peuvent inclure des catégories spéciales de renseignements personnels lorsque cela est pertinent (par exemple, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, la santé ou l’orientation sexuelle, etc.).

Pour nous conformer aux lois relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent, nous pouvons collecter des données d’identification et d’autres données de vérification des antécédents, telles qu’une copie d’un permis de conduire, d’un passeport ou d’une facture de services publics, ainsi que des preuves de propriété véritable ou des informations sur la provenance des fonds.

Si vous nous fournissez des renseignements personnels concernant d’autres personnes, vous devez vous assurer d’avoir obtenu leur consentement préalable et de les avoir informées que vous nous communiquez leurs renseignements.

Nous ne recueillons sciemment aucun renseignement auprès d’enfants ou de personnes âgées de moins de 16 ans sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Si nous découvrons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’enfants mineurs sans vérification du consentement parental, nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer ces renseignements de nos serveurs.

Veuillez noter que nous ne pouvons pas accepter de renseignements confidentiels tant que nous n’avons pas confirmé par écrit que nous vous représentons, que nous représentons votre entreprise ou organisation, ou que nous agissons en votre nom ou pour le compte de votre entreprise ou organisation. Les courriels non sollicités que nous recevons de personnes qui ne sont pas des clients ne créent pas de relation avocat-client. Ces courriels pourraient ne pas être couverts par le secret professionnel et pourraient être divulgués à des tiers.

De quelle manière recueillons-nous vos informations personnelles?

Nous collectons vos renseignements personnels dans le cadre de la prestation de nos services juridiques et de nos interactions avec vous. Nous recueillons également des informations accessibles au public, y compris sur notre site Internet.

De quelle manière employons-nous les informations personnelles que nous avons collectées?

Nous utilisons vos renseignements personnels de différentes manières, notamment :

Fournir nos services juridiques et autres services, ainsi que pour gérer et exécuter nos services conformément aux accords conclus entre vous et nous.
Répondre aux demandes d’information ou autres demandes de personnes visitant nos sites Web.
Faciliter l’utilisation de nos sites Web et s’assurer que le contenu est pertinent et présenté de manière efficace pour vous et votre appareil.
Traiter les demandes d’emploi et évaluer si les candidats répondent aux exigences des postes pour lesquels ils postulent chez Woods, à des fins de recrutement.
Respecter nos obligations légales ou réglementaires, telles que la diligence raisonnable à l’égard des clients, la détection des risques de corruption, de sanctions et de réputation, et l’identification des conflits d’intérêts.
Prévenir la fraude et effectuer d’autres vérifications d’antécédents requises par la loi ou les bonnes pratiques, notamment en transmettant des informations à des organismes de prévention de la fraude.
Protéger nos droits, satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires en matière de communication d’informations, et protéger les droits de tiers.
Assurer le recouvrement des paiements qui nous sont dus, y compris par le biais d’agences de recouvrement de créances ou d’autres mesures juridiques.

Il est à noter que les utilisations spécifiques de vos renseignements personnels peuvent varier en fonction du contexte et des lois applicables.

Avec quels destinataires partageons-nous les informations personnelles collectées?

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec les parties suivantes :

Prestataires de services et partenaires : Nous pouvons fournir vos renseignements personnels à des tiers fournisseurs de services et partenaires qui nous aident à fournir des services tels que des sites Web, des applications, de l’hébergement, de la maintenance, et d’autres services connexes. Ces tiers peuvent avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de la prestation de ces services, et nous veillons à ce qu’ils traitent ces informations de manière confidentielle et sécurisée.
Autorités gouvernementales et organismes d’application de la loi : Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels et autres informations si nous sommes légalement tenus de le faire, en réponse à une ordonnance du tribunal, une assignation à témoigner, un mandat de perquisition ou toute autre exigence légale similaire. Nous pouvons également partager vos renseignements avec les autorités gouvernementales et les organismes d’application de la loi lorsque cela est nécessaire pour se conformer aux lois applicables ou collaborer avec ces entités dans le cadre d’une enquête.
Acquéreurs, successeurs ou cessionnaires : Dans le cas d’une fusion, acquisition, financement par emprunt, vente d’actifs ou toute opération similaire, ainsi que dans le cadre d’une insolvabilité, d’une faillite ou d’une mise sous séquestre, vos renseignements personnels peuvent être transférés à un acquéreur, successeur ou cessionnaire en tant qu’actif commercial.

Il est important de noter que nous n’utiliserons vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été collectés initialement, ou à des fins compatibles avec ces objectifs légitimes et pertinents.

Quelle est la durée de conservation des renseignements personnels que nous collectons?

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire pour atteindre les objectifs mentionnés dans notre Politique de protection des renseignements personnels et pour respecter nos obligations légales et réglementaires. La durée de conservation peut varier en fonction de la nature des renseignements et des finalités spécifiques pour lesquelles ils ont été collectés. Pour obtenir des informations plus précises sur la durée de conservation de vos renseignements personnels, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section de contact ci-dessous.

Où stockons-nous les informations personnelles que nous recueillons?

Vos renseignements personnels sont conservés et hébergés au Canada. Cela signifie que vos données sont stockées sur des serveurs situés au Canada.

Veuillez noter que si vous résidez en dehors du Canada, vos renseignements personnels peuvent être transférés vers le Canada pour y être traités et conservés. En donnant votre consentement à cette politique de confidentialité, vous acceptez le transfert de vos renseignements personnels vers le Canada, même si les lois sur la protection des données dans votre pays de résidence peuvent différer de celles du Canada.

Lorsque vos renseignements personnels sont transférés vers un autre pays, ils peuvent être soumis aux lois de ce pays, et les autorités gouvernementales, les tribunaux ou les organismes de réglementation de ce pays peuvent y avoir accès conformément à leurs lois.

Veuillez noter que, indépendamment de l’endroit où vos renseignements personnels sont stockés ou traités, nous nous engageons à respecter cette Politique de confidentialité et à protéger vos renseignements personnels conformément aux normes de sécurité appropriées.

De quelle manière assurons-nous la protection des informations personnelles?

Nous prenons la sécurité des renseignements personnels très au sérieux et mettons en place des mesures de protection appropriées pour garantir leur confidentialité et leur intégrité. Voici comment nous protégeons vos renseignements personnels :

Mesures de sécurité : Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives pour prévenir la destruction, la perte, la modification, la divulgation ou l’accès non autorisé à vos renseignements personnels. Cela inclut des pares-feux, des systèmes de détection des intrusions, des contrôles d’accès et des protocoles de sécurité des données.
Accès restreint : seuls les membres de notre personnel qui ont besoin d’accéder à vos renseignements personnels pour accomplir leurs tâches professionnelles y ont accès. Tous les membres du personnel sont soumis à des obligations strictes de confidentialité et sont formés sur la protection des renseignements personnels.
Transmissions sécurisées : Lorsque nous recueillons des renseignements personnels sensibles, nous utilisons des protocoles de chiffrement et des connexions sécurisées (SSL/TLS) pour protéger la transmission de ces données.
Évaluation régulière : Nous effectuons régulièrement des évaluations de sécurité pour identifier les vulnérabilités potentielles et mettre en œuvre des mesures correctives.
Sensibilisation à la sécurité : Nous sensibilisons notre personnel à l’importance de la sécurité des renseignements personnels et leur fournissons des formations régulières sur les pratiques de sécurité.

Cependant, il est important de noter que malgré toutes nos mesures de sécurité, aucune méthode de transmission ou de stockage électroniques n’est totalement sûre. Nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue des renseignements personnels que vous nous transmettez, et vous le faites à vos propres risques. En cas de violation de sécurité ou si vous avez des préoccupations quant à la sécurité de vos renseignements personnels, veuillez nous contacter immédiatement.

Nous nous engageons à respecter ces mesures de sécurité et à maintenir un niveau élevé de protection des renseignements personnels que vous nous confiez.

Quels droits sont accordés à une personne concernant ses informations personnelles?

Vous disposez de certains droits concernant vos renseignements personnels. Selon les lois applicables en matière de protection des données, voici les droits dont vous pouvez bénéficier :

Droit d’accès : Vous avez le droit de demander des informations sur le traitement de vos renseignements personnels et d’obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
Droit de rectification : Si vous constatez que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet sont incomplets ou inexacts, vous avez le droit de demander leur rectification ou leur mise à jour.
Droit à l’effacement : Dans certaines circonstances, vous avez le droit de demander la suppression de vos renseignements personnels de nos systèmes.
Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos renseignements personnels dans certaines situations spécifiques.
Droit à la portabilité des données : Dans certaines circonstances, vous avez le droit de demander la transmission de vos renseignements personnels à un autre responsable du traitement.
Droit d’opposition : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels, notamment dans le cas d’un traitement basé sur nos intérêts légitimes.
Droit de retrait du consentement : Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos renseignements personnels, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.
Droit de déposer une plainte : Si vous estimez que vos droits en matière de protection des données ont été violés, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente.

De quelle manière utilisons-nous les témoins de connexion (cookies) sur notre site?

Les témoins de connexion, également appelés cookies, sont de petits fichiers texte qu’un site Web peut placer sur votre ordinateur ou appareil mobile lorsque vous visitez le site pour la première fois. Ces cookies permettent au site Web, de reconnaître votre appareil lors de vos futures visites. Dans cette Politique, nous utilisons le terme “témoin de connexion (cookie)” pour englober tous les fichiers qui collectent des informations de cette manière. Les cookies remplissent différentes fonctions, telles que la mémorisation de vos préférences et l’analyse des performances du site Web. La plupart des cookies ne contiennent pas d’informations permettant de vous identifier personnellement, mais collectent plutôt des informations générales sur la manière dont les utilisateurs accèdent au site Web et l’utilisent.

Les données recueillies via les cookies nous aident à analyser l’utilisation du site Web, améliorant ainsi l’expérience des utilisateurs lors de leur visite. Nous ne conserverons les cookies que pendant la durée nécessaire pour atteindre les objectifs spécifiques énoncés dans cette politique.

De quelle manière communiquer avec nous?

Pour communiquer avec nous concernant des questions, des commentaires, des demandes d’exercice de droits, des plaintes ou pour obtenir des informations sur nos politiques et pratiques relatives à la protection des renseignements personnels, vous pouvez contacter Richard Vachon, associé et président du Comité de direction, en utilisant l’une des méthodes suivantes :

Par courriel : privacy@woods.qc.ca

Par la poste :

WOODS S.E.N.C.R.L. / LLP
À l’attention du responsable à la protection des renseignements personnels
2000 AV. MCGILL COLLEGE, BUREAU 1700
MONTRÉAL QC H3A 3H3 CANADA

Nous nous engageons à répondre à votre demande écrite dans un délai de trente (30) jours suivant sa réception. Veuillez inclure des informations détaillées dans votre demande afin que nous puissions répondre efficacement à votre demande et vous fournir les informations appropriées.

Nous vous remercions de votre intérêt pour notre Politique sur la protection des renseignements personnels et nous nous efforcerons de vous fournir une assistance appropriée dans les délais prévus.

De quelle manière procédons-nous pour mettre à jour cette Politique de confidentialité?

Nous nous réservons le droit de mettre à jour la présente Politique sur la protection des renseignements personnels de temps à autre, afin de refléter les changements dans nos pratiques de confidentialité. Les modifications apportées seront effectives dès leur publication sur notre site Web. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique pour vous tenir informé de nos pratiques les plus récentes en matière de protection des renseignements personnels.

La dernière mise à jour de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels a été effectuée en juin 2023.